Ketika kamu memiliki berbagai macam kegiatan, pasti kamu akan kebingungan untuk menjalaninya yang mana terlebih dahulu, kan? Begitu pun ketika kamu memiliki tugas yang menumpuk, kamu akan merasa bingung untuk memulainya dari yang mana terlebih dahulu. Well, apapun yang memiliki kuantitas yang banyak, pada akhirnya akan membuatmu kewalahan sendiri.

Nah, ketika kamu sudah merasa kewalahan, pasti kamu membutuhkan orang lain untuk mendengarkan ceritamu, kan? Setelah kamu menceritakan semua keluh kesahmu, lalu apa yang disarankan oleh orang tersebut? Pasti kamu disuruh untuk membuat skala prioritas.

Sebenarnya, skala prioritas itu, apa, sih? Skala prioritas adalah ukuran dimana seseorang harus mendahulukan sesuatu yang terpenting terlebih dahulu hingga ke sesuatu yang kurang penting. Guna kamu membuat skala prioritas adalah agar kamu bisa mengetahui, hal-hal apa yang harus kamu dahului dan hal-hal apa saja yang bisa kamu kerjakan nanti. Sehingga, kamu pun nggak akan merasa kewalahan atau kebingungan jika kamu sedang memiliki banyak kegiatan, tugas dan sebagainya.

Nah, bagaimana, sih, caranya membuat skala prioritas yang baik dan benar? Hmm… Penasaran? Yuk, cek artikel berikut ini!

1. Buat catatan

Yak! Hal pertama yang harus kamu lakukan ketika kamu ingin membuat skala prioritas adalah membuat catatan. Tujuan membuat catatan ini ialah agar kamu dapat menulis semua kegiatan atau tugas-tugas yang harus kamu kerjakan. Catatan ini juga dapat berfungsi sebagai reminder atau pengingat untuk kamu jika kamu lupa dengan apa yang harus kamu lakukan dan kerjakan.

Nah, setelah kamu memiliki catatan yang berisikan semua hal yang harus kamu lakukan dan kamu kerjakan, kamu bisa mulai mengatur mana kegiatan atau tugas yang lebih penting dan mana yang kurang penting atau bisa dikerjakan di lain waktu.

2. Lihat deadline-nya

Setelah kamu mengumpulkan semua daftar kegiatan dan tugas-tugas yang harus kamu selesaikan, cobalah untuk perhatikan deadline atau tenggat waktunya. Misalnya, nih, kamu punya tugas matematika yang harus dikumpulin esok hari dan kamu pun memiliki tugas fisika yang harus dikumpulkan pada lusanya. Nah, dari tenggat waktu tersebut, kamu jadi tahu, kan, harus mendahulukan tugas yang mana dulu? Yap, tentunya kamu harus mulai mengerjakan tugas matematika terlebih dahulu.

Contoh lainnya, kamu punya banyak kegiatan, misalnya kamu harus datang ke latihan untuk perlombaan yang akan dilaksanakan di minggu depan dan kamu pun harus datang ke kerja kelompok yang tugasnya harus dikumpulkan lusa. Dari deadline-nya saja, pasti, kamu sudah bisa menentukan pilihan, dong? Yap, kamu harus datang ke kerja kelompok terlebih dahulu karena tugasnya ini harus dikumpulkan lusa.

3. Lihat Resikonya

Nah, setelah kamu mengetahui bagaimana tenggat waktu atau deadline dari masing-masing aktivitas dan juga hal yang perlu kamu kerjakan, kamu juga perlu tahu apa resikonya jika kamu tinggalkan kegiatan atau pekerjaan tersebut. Misalnya, nih, kamu memiliki dua kegiatan yang harus kamu datangi di waktu yang bersamaan. Dari kedua acara tersebut, lihatlah, acara mana yang akan memberikanmu resiko yang besar jika kamu tinggalkan.

Anggaplah kedua kegiatan tersebut adalah kerja kelompok dan rapat penyelenggaraan acara tahunan di fakultasmu. Kalau semisal kamu nggak datang ke kerja kelompok, paling tidak ada beberapa teman yang bisa me-back up tugasmu atau kamu bisa mengumpulkan tugasmu nanti-nanti. Sedangkan kalau kamu nggak ikut rapat penyelenggaraan acara tahunan di fakultas, nggak ada orang yang bisa back up pekerjaanmu, terlebih, kamu adalah ketua seksi pada acara tersebut. Kalau kamu nggak datang, bisa saja kamu dan timmu kebingungan hal apa yang harus kalian lakukan berikutnya.

Nah, dari kedua permisalan di atas, kamu tahukan, kegiatan apa yang harus kamu dahulukan? Yap, karena kegiatan rapat penyelenggaraan acara sangat beresiko jika ditinggalkan, maka, kamu bisa, kok, mendahulukan kegiatan yang satu ini.

4. Buat batasan waktu

Kalau kamu sudah mengetahui daftar-daftar kegiatan dan juga tugas-tugas yang harus kamu kerjakan, lalu, kamu pun juga mengetahui tentang resiko dan juga tenggat waktunya, maka selanjutnya, kamu harus membuat jeda waktu. Yak, jeda waktu ini dilakukan agar kamu memiliki waktu yang bisa digunakan untuk beristirahat.

Misalnya, nih, kamu sudah memiliki empat daftar tugas yang harus kamu kerjakan pada hari ini. Jangan sampai skala prioritas ini malah memforsirmu, ya. Kamu bisa selipkan setengah jam hingga satu jam di antara tugas-tugas yang akan kamu kerjakan sebagai waktu istirahatmu.

5. Buatlah gambaran besar

Kalau bisa, skala prioritas ini harus dibuat bukan hanya untuk hari ini dan hari esok saja, namun skala prioritas ini dapat dibuat menjadi suatu gambaran besar yang dapat diikuti untuk satu atau dua bulan ke depan. Pada skala prioritas dengan gambaran besar ini, kamu bisa memasukkan kegiatan-kegaitan atau tugas-tugas yang sering kamu kerjakan.

Kegiatan-kegiatan dan tugas-tugas itu dapat kamu atur sesuai dengan tingkat kepentingannya, tenggat waktunya dan juga resikonya apabila ditinggalkan. Dengan adanya skala prioritas dalam bentuk gambaran besar, kamu akan menjadi lebih mudah dalam me-manage atau mengatur semua kegiatan dan tugas-tugas yang harus segera diselesaikan untuk satu bulan hingga dua bulan ke depan.      

***

Coba bayangkan kalau kamu nggak memiliki skala prioritas, pasti kamu akan merasa kewalahan dan kebingungan, kan? Nah, kelima tips di atas tentang mengatur skala prioritas dapat langsung kamu terapkan dalam kegiatanmu sehari-hari, lho. Semoga tips ini dapat membantumu dalam mengatur skala prioritasmu, ya! Semangat!

Baca juga:

• Ketika 24 Jam Sehari Udah Nggak Cukup, Apa yang Harus Kamu Lakukan?

• Kamu Mahasiswa Aktif yang Sering Bepergian? Beginilah Cara Efektif Agar Kamu Bisa Belajar Di Mana Saja dan Kapan Saja

• Metode Eisenhower: Untuk Manajemen Waktu yang Lebih Efektif dan Efisien

(Sumber gambar: cardboardit.com, searchenginejournal.com, study.com, thebluediamondgallery.com)