Saat berorganisasi di sekolah atau kampus, berkomunikasi dengan dosen, melamar magang/kerja, serta ketika bekerja, kamu bakal sering menggunakan email. Maka, kamu pun mesti tahu etika dalam mengirim email resmi dan profesional. Kamu juga perlu tau bahwa pesan pada surat elektronik atau email beda dengan pesan singkat/chat, apalagi dengan komunikasi di medsos.

Email resmi/profesional merupakan dokumen surat yang memuat pesan, informasi dan bisa disertai lampiran file. Jadi beda banget sama komunikasi via chat atau DM di medsos yang kapasitasnya lebih sedikit, namun relatif lebih interaktif. Karena email beda dengan chat/direct message, maka kamu mesti memperlakukannya secara berbeda pula.

Yup, banyak lho, orang yang mengeluhkan betapa nggak profesional dan minim etikanya anak muda zaman sekarang untuk urusan email. Bahkan, ada lho, yang mengirim email kayak lagi kirim text whatsapp. Nulisnya di subjek email pula! *Tepok jidat*.

Etika mengirim email penting banget, lho, mbak-maz. Emailmu bisa mempengaruhi pihak lain dalam menilai seberapa profesional kamu, dan bahkan menunjukkan bagaimana kepribadianmu. Nah, karena kamu adalah anak muda yang profesional dan punya attitude kece *caelahhh*, kamu perlu memperhatikan 20 poin berikut sebelum kirim email.

1. Subject email wajib ada. Jangan sampai kamu mengirim email tanpa subjek. Selain memberikan kesan nggak sopan, email juga jadi nggak jelas dan mungkin tertumpuk dengan email lain dan akhirnya nggak kebaca. Atau jika rekan kamu perlu mengecek isi email kamu sekitar bulan lalu tentang budget suatu acara, dia akan kebingungan mencarinya karena nggak ada subject. Trus, dalam melamar kerja, biasanya email yang nggak pakai subjek nggak akan dilihat, lho.

 2. Tulis subject dengan tepat. Subjek ini ibaratnya “judul” email, jadi mesti nyambung dengan isinya. Jangan berbentuk kalimat, apalagi terlalu panjang. Ikuti kaidah bahasa yang benar dan gunakan huruf kapital seperlunya, yaitu layaknya judul di setiap awal kata dan pada kata-kata yang memang memakai huruf kapital, atau pada huruf awal. Contoh penulisan subject email, “Revisi Proposal Acara ITB Career Day”.

Pesan singkat terpampang nyata pada subjek email. *Lap keringet*

3. Sebutkan pihak yang dituju serta sapaan pembuka. Email resmi Misalnya:

Yang terhormat Bapak. XXXX

Dosen Statistika Universitas YYY

Dengan hormat,

……..

4. Jangan lupa memperkenalkan diri dan dalam kapasitas apa kamu mengemail orang tersebut, terutama jika baru pertama mengemail. Sebagai contoh, ketika mengirim email ke dosen, kamu perlu menyebutkan nama lengkapmu beserta program studi, angkatan, bahkan kelas jika ada. Atau jika mengemail pihak lain yang berkaitan dengan pekerjaan/organisasi, kamu memperkenalkan dari institusi apa kamu berasal. Sebab orang lain akan merasa bingung dan malas membaca email yang pengirimnya nggak jelas siapa.

Menurut Peggy Duncan penulis Conquer Email Overload with Better Habits, Etiquette, and Outlook 2007, jangan berpikir bahwa penerima email pasti tahu atau ingat siapa kamu. Misalnya, dosenmu pasti punya banyak mahasiswa, ‘kan? Itulah mengapa menjelaskan dirimu menjadi penting. Tapi tentunya nggak perlu kepanjangan juga ya, gaes.

5. Sampaikan pesan dengan jelas. Ini email lho, bukan posting Twitter yang karakternya terbatas, atau pesan singkat. Namun sebaliknya, jangan juga bertele-tele.

6. Bisa memakai pointers agar efektif. Jika ada beberapa hal yang kamu butuhkan atau tanyakan, kamu bisa memakai pointers. Lebih padat dan jelas, ketimbang harus menjelaskannya dengan paragraf-paragraf panjang.

7. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar dan hindari menyingkat. Mungkin ketika chat sama teman dan orang dekat kita kebiasaan menulis pesan dengan sesingkat-singkatnya dan se-casual mungkin. Nggak bisa begitu dengan email profesional. Kamu bisa bikin orang yang membaca pusing dengan segala singkatan dan bahasa gaul.

??????

8. Pastikan nggak ada typo, atau setidaknya minimalisir kesalahan penulisan. Banyak salah ejaan bisa memberi kesan bahwa kamu nggak profesional.

9. BIG NO: HURUF KAPITAL SEMUA. Menulis subjek atau isi email versi kepencet caps lock alias huruf besar semua juga annoying. Kesannya kamu lagi marah-marah.   

10. Pergunakan tanda baca secukupnya. Nggak perlu pakai tanda “???” saat bertanya, atau “!!!” untuk memberi penekanan, karena terlihat nggak profesional.

11.  Berikan salam penutup dan nama (signature) kamu di akhir email. Yup, lebih oke bila nama, posisi, serta kontak kamu tertera, biar kelihatan makin profesional.

12. Jika mengirim attachment, informasikan pada email. Misalnya, “Saya juga melampirkan file ….. dan…dalam email ini.”

13. Beri nama attachment dengan jelas dan sesuai. Namanya jangan “Document 1” atau “Skripsi nggak kelar-kelar”.

14. Pastikan penerima email kamu adalah orang-orang yang tepat. "To" berisi alamat email orang/pihak yang dituju. Cc adalah carbon copy. Orang yang dimuat dalam Cc akan menerima email, walaupun bukan dia yang dituju. Misalnya, kamu mengirim email ke klien, nah, kamu memasukkan atasan kamu dalam Cc, agar ia mengetahui email tersebut. Adapula Bcc atau blind carbon copy. Hanya kamu dan orang yang diberi Bcc yang mengetahui kalau kamu mengirim email ke dia. Penerima email (to) serta orang yang kamu Cc, nggak bisa tahu.

15. Berikan waktu pada pihak lain untuk menjawab. Walaupun membalas email dengan cepat adalah poin plus, tapi kita nggak bisa mengharap orang lain selalu standby untuk langsung membuka dan membalas email kita. Jangan mendesak, gaes, menurut Paige Duncan kisaran  waktu 24 – 48 jam dalam membalas email masih termasuk wajar. Jika masih nggak ada kabar, kamu bisa menanyakan dengan sopan.

16. Sesuaikan nada dan gaya email dengan orang yang kamu ajak berkomunikasi. Yang pasti email harus jelas dan sopan. Namun email kepada rekan kerja yang cukup kamu kenal dan sepantaran mungkin bisa lebih luwes dan santai bahasanya, ketimbang email ke HRD atau ke dosen.

17. Jika berbalas-balasan email, pastikan email mudah terbaca dan nggak penuh. Jangan sampai body email yang baru dikirim tercampur dengan teks lama.

18. Ubah subjek bila diperlukan. Ketika proses balas-membalas email berjalan cukup panjang dan topiknya telah berganti, maka kamu perlu mengganti subjek atau membuat email baru.

19. Email ralat. Jika ada kesalahan dalam email yang kamu kirim, misalnya nggak terdapat subjek, attachment terlupa, salah mengirim, kamu bisa mengirim email ralat dan meminta maaf.

20. Sebelum mengirim email, cek ulang segala sesuatunya. Seperti kata Peter Post, pimpinan Emily Post Institute, lembaga yang memberikan konsultasi etiket, email yang kamu kirim akan merefleksikan diri kamu.

Anyway, kiriman email yang nggak pakai etika dan nggak jelas ini dikeluhkan BANYAK orang. Salah satu yang merasa prihatin adalah Widya Sesarika, Instagramer yang juga pemilik clothing line The Steddy. Banyak banget email tawaran kerja sama untuknya yang dikirim dengan ngasal. Ada yang tanpa subjek, ada yang tiba-tiba nanya harga endorse (tanpa perkenalan, salam, penjelasan!), dan lainnya. Gawatnya lagi, pas Widya buka lowongan pekerjaan, banyak pelamar yang kirim email kosong melompong dengan attachment CV. Trus, gimana? 

"Prihatin sama (pelamar) yang kirim email yang body-nya kosong. Hanya attachment aja," ungkap Widya. Dan seperti banyak profesional lainnya, Widya cenderung nyuekin email yang dibuat tanpa etika. "Biasanya nggak aku gubris," tegasnya.

Nah, sayang dong, kalau orang-orang jadi malas kerja sama dengan kamu dan kamu kehilangan banyak kesempatan hanya gara-gara mengirim email yang nggak jelas serta minim etika. Yekan?  

(sumber gambar: blog.joomag.com, dok.pribadi, blog.getresponse.com)